الحمد لله، والصلاة
والسلام على رسول الله، أما بعد؛
سادسًا: أنواع المتابعة:
1- المتابعة من حيث مصدرها:
- المتابعة
الذاتية وهي: أن كلَّ فردٍ مِن أفراد العمل يراقِب نفسه ذاتيًّا، ويبتغي ما عند الله
سبحانه وتعالى، وهذا ما نجحت فيه الدعوة نجاحًا جيدًا؛ حيث تجد العديد من أبناء
الدعوة رغم ضعف الرقيب؛ إلا أنهم يجتهدون وَفْق طاقتهم، وهذا ما يغرسه الإسلام
عمومًا في نفوس معتنقيه.
- المتابعة
الداخلية: وهي قيام المؤسسة بالرقابة الذاتية على نفسها خلال مستويات التنظيم
المختلفة، ويهتم كل مستوى بالتفاصيل المتعلقة به، وكل مسئول يراقب العمل في حدود
نطاق مسؤوليته.
- المتابعة
الخارجية: وتكون من خارج المؤسسة، وهي رقابة تتسم بالشمولية وغير تفصيلية، وتميل إلى
متابعة المسارات والتوجهات، والسياسات الكلية.
وكلما انضبطت المتابعة
الداخلية قَلَّت الحاجة للمتابعة الخارجية.
2- المتابعة حسب المعايير:
- متابعة
على أساس الإجراءات: وذلك بقياس التصرفات التي تصدر عن الكيان بمدى انضباطها وتوافقها مع
القواعد والقوانين المقررة، مثلًا: انتظام الجلسات الإدارية، والالتزام بتنفيذ بنود
الخطة وعدم مخالفاتها، وعدم تخلف العاملين عن حضور الاجتماعات، وانتظام المحاضرين
في دروسهم ومحاضراتهم، وعقد الدورات في موعدها، وحضور وانصراف الموظفين.
- متابعة
على أساس النتائج: يركِّز هذا النوع من الرقابة على النتائج، وعلى مدى فاعلية المشاركين في
الاجتماعات الإدارية، ويركز على ثمرة عقد الدورات ومدى هضم المشاركين للمنهج
المطروح، وأثر الأعمال الدعوية على سلوك المستهدفين بها، والمستوى العلمي
للملتحقين بالمعهد مثلًا ودرجة التقدم فيه.
3- المتابعة حيث موعدها:
- متابعة
سابقة على التنفيذ (المتابعة الوقائية): وتهدف إلى التأكد من سلامة
القرارات وعدم مخالفة القواعد المعمول بها، والتأكد من حسن الأداء، ومن عيوبها: قد
يراها البعض عبئًا إضافيًّا يمكن الاستغناء عنه، وقد يراها العاملون نوعًا من عدم
الثقة في قدراتهم.
- متابعة
أثناء التنفيذ: مثل الزيارات الميدانية أثناء تنفيذ الأنشطة والتواصلات المباشرة أثناء
تنفيذ الأعمال.
- متابعة
بعد التنفيذ (الرقابة المستندية): تتم بعد التنفيذ، ويغلب عليها الطابع المستندي مثل:
التقارير والسجلات، وتقوم بها في الغالب هيئات تابعة للجهات الإدارية العليا، ومن
عيوبها: أنها تحدث بعد انتهاء العمل، وقد يكون الروتين سببًا في عدم القيام
بتوصياتها، فيطويها النسيان ولا يحدث استفادة بها.
4- المتابعة من حيث المستهدف:
- متابعة
على الأفراد: يهتم أصحاب الدعوات الإصلاحية بدرجة تشبع منتسبيها بما يدعو له، واستواء
سره وعلانيته، وتحقق الهداية له "نعم الرجل ابن عمر لو كان يقوم من الليل"،
وبناء شخصية مسلمة مكتملة الأركان في العقيدة والعبادة، والمعاملة والأخلاق
والدعوة.
- المتابعة
على الأعمال: ويكون الاهتمام فيها منصبًا على الأعمال ومدى إنجازها وَفْق السياسات
والخطط الموضوعة، وجودة المنتج الخارج منها.
- المتابعة
على الهيئات: فيتم تقييم الهيئة نفسها، وأنها تحقيق الغرض من إنشائها.
سابعًا: مَن يقوم بوظيفة المتابعة:
1- يقوم بوظيفة المتابعة
المدير في كل مستوى إداري لمَن في نطاق إشرافه.
2- حين تكثر تفاصيل
الأعمال يحتاج المدير أن يفوِّض مَن يراه مناسبًا للقيام بمهام المتابعة؛ سواء كان
فردًا أو مجموعة.
ثامنًا: خطوات عملية المتابعة:
1- الاطلاع على
الخطة التنفيذية ومعرفة أهداف المنظمة، وتصنيف الوسائل والبرامج المختارة لتحقيق الأهداف.
2- تحديد أسلوب وسائل
المتابعة المناسبة لكل نشاط أو برنامج.
3- تحديد المعلومات
المطلوبة، والتي نستطيع من خلال معرفتها متابعة النشاط المقصود بالمتابعة.
4- تصميم الجداول والسجلات،
والنماذج والتقارير اللازمة لجمع البيانات والمعلومات.
5- وضع معايير الأداء
التي نقيس عليها نجاح الأنشطة والبرامج في تحقيق المستهدف منها.
6- وضع الجدول
الزمني للمتابعة.
7- مقارنة النتائج
المتحققة مع المعيار المرسوم، ومقارنة الأداء الفعلي مع الأداء المستهدف.
8- تحديد الفروق بين
الأداء الفعلي والمستهدف، وتحديد أسبابها والمسئول عنها.
9- اقتراح الحلول
لعلاج الخلل الموجود.
10- تقديم المعلومة
لأصحاب القرار.
11- تصحيح
الانحرافات والأخطاء، والتي قد تكون بتغيير في الخطة أو الهيكل، أو في أحد
العاملين، مع مراعاة التأثيرات الخارجية الطارئة والمستحدثة.
وللحديث بقية إن شاء
الله.