قال غريب أبو الحسن الباحث في علوم الإدارة، إن المتابعة والرقابة من الأسس التربوية التي يتربَّى عليها المسلم، موضحًا أن المتابعة هي عملية التحقق من إنجاز الخطط الموضوعة، والكشف عن معوقات تحقيقها والعمل على تذليل تلك المعوقات في أقصر وقت ممكن.
وأوضح الباحث في علوم الإدارة في مقال له نشرته الفتح، ضوابط المتابعة الفعالة في عملية المتابعة وهي كالآتي: :
ضوابط المتابعة الفعالة:
1- توضع خطة المتابعة مع الخطة التنفيذية، ويكلِّف بها المديرُ العاملين مع التكليف بالخطة التنفيذية.
2- ينبغي أن يتناسب نظام المتابعة مع طبيعة العمل واحتياجاته وحجمه، بحيث لا يصبح نظام المتابعة عبئًا على العمل، ولا أكبر من العمل نفسه (تجربة المتابعة في الجامعة في فترة سابقة) حيث شكَّلت لجنة خارجية تابعة للإدارة المركزية للمتابعة، بينما الهيكل الإداري لم يكن مستوعبًا ذلك.
2- ينبغي أن تعتني المتابعة بوسائل العلاج والإصلاح؛ فهذا هو الهدف من وراء المتابعة، وليس رصد المخالفات فقط.
3- ينبغي أن تتم المتابعة بأقل التكاليف، ولا تتعدد نظم المتابعة دون مبرر حتى لا تكون معوقة للعمل، مثل: طلب التقارير في غير محلها إذا كان السؤال المباشر يغني عن التقرير المكتوب.
4- سرعة الإبلاغ عن الانحرافات للمختصين دليل على فاعلية نظام المتابعة، بل نظام المتابعة المثالي يعمل على كشف الأخطاء قبل وقوعها.
5- ينبغي أن تكون منطلقات المتابعة منطلقات موضوعية، وليست دوافع شخصية، ولا بدافع تصيد الأخطاء، فأسوأ نوع من المديرين هو الذي يترك فريق عمله يخطئ ليعلق لهم المشانق بعد ذلك!
6- تحديد الأهداف بدقة وسهولة قياسها يسهِّل عملية المتابعة.
7- وضوح المسئوليات والتناسب بين المسئولية والسلطة من أهم الأمور التي تيسر عملية المتابعة، واختلالها ينسحب على المتابعة، ولا يصح وجود عاملين فوق مستوى المتابعة!
8- الشخصية التي تقوم بالرقابة ينبغي أن يكون من أصحاب الخبرة بأهداف ومنطلقات المؤسسة وخططها، وكذلك معرفة أنماط العاملين وطرق ووسائل التقييم والقدرة على اكتشاف الانحرافات، وكذلك القدرة على اقتراح البدائل والحلول.
9- وضوح وبساطة وموضوعية وسائل التقييم، وسهولة فهمها للقائمين على العمل من رؤساء ومرؤوسين.
10- المتابعة الزائدة تؤدي إلى نتائج عكسية، وتنشر جوًّا من عدم الثقة بين فرق العمل، وتعرقل الفريق عن التنفيذ.
11- التركيز في غير محله وبالأمور الهامشية يؤدي إلى خروج المتابعة عن هدفها الأصلي، مثلًا: عند تقييم دورة من الدورات يمكن أن يركز البعض على نظافة المكان أكثر من حديثه عن المضمون، والحضور، والمنهج، ونسبة النجاح.
12- المتابعة عملية مستمرة.
13- ضوابط التعليق على أداء العاملين.